|
เชื่อว่าปัญหาจากเอกสารที่เป็นกระดาษนั้น ล้วนเป็นปัญหาน่าปวดหัวที่ทุกองค์กรต้องเคยประสบพบเจอ เพราะนอกจากมันจะทำให้ผลลัพธ์การทำงานที่เราสร้างมีประสิทธิภาพน้อยลงแล้ว ความผิดพลาดที่เกิดขึ้น อาจส่งผลให้ตัวองค์กรต้องเสียผลประโยชน์อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นถ้าหากเรารู้ล่วงหน้าว่าจะมีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง เราก็อาจมีโอกาสที่จะทำงานได้อย่างรอบคอบมากขึ้นกว่าเดิม วันนี้เราจึงอยากจะมาแชร์ 5 ปัญหาเอกสารน่าปวดหัวให้ผู้ที่สนใจได้รู้กันครับ ว่ามีปัญหาอะไรบ้างที่กำลังคอยฉุดรั้งธุรกิจของคุณอยู่ 1.เอกสารสูญหาย
เอกสารที่เป็นกระดาษนั้นต้องพึ่งพาการจัดเก็บบนชั้นหรือตู้เอกสาร ซึ่งต่อให้เป็นระบบจัดการที่ดีที่สุดก็มีความเสี่ยงที่จะเกิดการสูญหายได้ ดังนั้นปัญหานี้จึงถือเป็นปัญหาสำคัญที่ส่งผลกระทบต่อทั้งองค์กรโดยตรง เพราะถ้าหากเอกสารที่หายไปเป็นเอกสารสำคัญ ก็อาจทำให้การทำงานภายในเกิดความล่าช้าติดขัด นอกจากจะเสียทั้งทรัพยากรและเวลาแล้ว ตัวองค์กรอาจจะต้องสูญเสียความน่าเชื่อถือไปอีกด้วย 2.หาเอกสารไม่เจอ
หากในองค์กรของคุณมีกระดาษเอกสารกองเท่าภูเขาถูกใช้งานอยู่ ปัญหาการหาเอกสารไม่เจอ ก็มีสิทธิ์เกิดขึ้นได้หากคุณมีระบบจัดการเอกสารที่ไม่ดีพอ แม้จะฟังดูเป็นเรื่องเล็ก แต่การที่พนักงานต้องมาเสียเวลาเพื่อค้นหาเอกสารหรือเดินเปิดลิ้นชักทีละตู้ ก็ผลาญเวลางานไปโดยใช่เหตุ แทนที่พวกเขาจะได้ใช้เวลาไปจัดการงานส่วนอื่นที่มีความสำคัญมากกว่า อาจต้องมานั่งเสียเวลาหาเอกสารอยู่ครึ่งวันก็เป็นได้ 3.ส่งเอกสารไม่ถึงมือผู้รับ
การที่เราจะส่งเอกสารไปที่อีกแผนก หรือ ส่งออกไปภายนอกองค์กร ในบางครั้งมันก็อาจเกิดปัญหาเอกสารไม่ถึงมือผู้รับได้ เรื่องนี้ถือเป็นปัญหาน่าปวดหัวที่เกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นการจ่าหน้าซองที่ผิดพลาด, ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับรายละเอียดของผู้รับ หรือเอกสารสูญหายระหว่างทาง แต่ไม่ว่าจะเกิดขึ้นด้วยสาเหตุใด มันก็มีสิทธิ์ที่จะบานปลายจนเกิดเป็นปัญหาใหญ่โตตามมาได้ หากเอกสารที่หายเป็นเอกสารสำคัญ ดังนั้นตราบใดที่เอกสารยังคงเป็นกระดาษอยู่ มันก็มีสิทธิ์เกิดขึ้นได้ตลอดเวลา 4.เอกสารที่เป็นกระดาษสร้างความล่าช้าให้กับองค์กร
ต้องยอมรับว่าการบันทึก การคัดลอก หรือการเซ็นเอกสารด้วยการเขียน ส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงานในยุคดิจิทัลพอสมควร เพราะหากพนักงานต้องนำข้อมูลจากเอกสารที่เป็นกระดาษเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ พวกเขาอาจต้องทำงานซับซ้อนมากกว่าหนึ่งขั้นตอนก็เป็นได้ ดังนั้นถ้าจะให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วมากขึ้นกว่าเดิม ตัวองค์กรก็ควรนำเข้าเอกสารให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล หรือ e-Document เสียตั้งแต่แรก เพื่อลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นลง ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างเรียบง่ายและเป็นระบบมากขึ้น 5.เสียค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา
การจัดเก็บเอกสารมากมายไว้ภายในสำนักงาน ล้วนแล้วแต่มีค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาตามมาทั้งสิ้น ซึ่งในระยะยาวค่าใช้จ่ายส่วนนี้ก็ไม่ใช่ตัวเลขที่น้อย ๆ เลย ดังนั้นถ้าหากเอกสารของคุณยังคงเป็นกระดาษอยู่ กระบวนการรักษาหรือจัดเก็บเอกสารก็เป็นภาระที่ตัวองค์กรต้องคอยรับผิดชอบต่อไปอย่างไม่มีที่สิ้นสุด ซึ่งนอกจากจะเสียค่าใช้จ่ายไปตลอดแล้ว ตัวองค์กรอาจต้องเสียพื้นที่ในการทำงานให้กับชั้นวางและตู้เอกสารที่มีแต่จะเพิ่มขึ้นในทุก ๆ ปีก็เป็นได้
ด้วยเหตุนี้ ระบบจัดการเอกสาร DMS จาก Ditto จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อลดอัตราการเกิดปัญหาเหล่านี้ลง ช่วยให้ทุกองค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบโจทย์กับยุคสมัยมากที่สุด หากคุณต้องการคำปรึกษาหรือข้อมูลเพิ่มเติม ติดต่อเราได้ทันทีครับ
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ???? 02-517-5555 Line ID: @dittothailand
ขอบคุณข้อมูลจาก
| 
โพสต์ 2022-6-9 15:55:37